Bejegyzésünkben sorra veszünk minden olyan űrlap-típust, melyek jelen lehetnek a weboldalakon, megnézzük azt, hogy hogyan-mire tudjuk őket használni.
Nem kérdés, hogy egy weboldalon különféle „kapcsolatbalépési” lehetőségeket kell biztosítani a látogatók számára, melyek az űrlapokban öltenek testet.
Nézzük is meg, hogy a különféle űrlapokat milyen funkcióra/feladatra tudjuk „hadba” állítani!
kapcsolatfelvétel
A weboldalon ajánlott több kapcsolatfelvételi lehetőséget is biztosítani az érdeklődők, ügyfelek számára, hiszen nem mindenki szeret csak e-mailt írni vagy csak telefonálni, esetleg egyéb online kommunikációs csatornát igénybe venni. A hatékony kapcsolatbalépés egyik elengedhetetlen eszköze a kapcsolati űrlap. Első körben a lehető legegyszerűbb űrlapra gondoljunk, 2-3 mezővel, mint például név (névtelenül ne írjon senki : )), e-mail cím (tudjunk választ küldeni) és üzenet doboz (magához a szöveges üzenethez). Vállalkozásfüggő/ügyfélszolgálatfüggő, de az űrlap akár telefonszám mezővel és melléklet-csatolási lehetőséggel is kiegészíthető. A lényeg, hogy a látogatók az űrlapon keresztül a lehető legegyszerűbben és leggyorsabban kapcsolatba tudjanak lépni az adott céggel, szakemberrel – és a válasz természetesen ne maradjon el ; )
ajánlatkérés, előzetes felmérés
Egy összetettebb űrlapon keresztül a kapcsolati adatokon felül számos más információ, adat, válasz begyűjthető, melyek nagyon hasznosak ahhoz, hogy ezek alapján például ajánlatot tudjunk adni, bővebben informálódjunk arról, hogy miben kéri az ügyfél a segítségünket, fel tudjuk mérni, hogy az adott munka mire terjedne ki. Az űrlapba a szabadszöveges mezőkön kívül például megjelölhető opciók (jelölőnégyzetek), kiválasztható lehetőségek (legördülő válaszok), valamint fájlfeltöltési funkció is illeszthető, melyek segítségével az érdeklődők is néhány kattintással „le tudják írni” a megkeresésük okát, tárgyát. Az ügyfélnek így nem kell órákig gépelnie, és mi is jobban átlátjuk az üzenetet. A beszerzett információk alapján könnyebben el tudjuk készíteni az ajánlatot, illetve fel tudjuk mérni a munkát, továbbá ha a válaszok alapján még felmerültek kérdések a részünkről, akkor azokat tudjuk egyeztetni az ügyféllel a további kommunikáció során.
ügyfélszolgálat
Bizony, egy űrlap jelentősen megkönnyítheti az ügyfélszolgálati teendőket is – mindkét fél számára. Hasonlóan az előző példához, itt is a választási lehetőségek könnyítik meg mind az ügyfél, mind az ügyfélszolgálatos dolgát. Az ügyfélnek nem kell lepötyögnie a „problémáját”, hanem csak egyszerűen az őt érintő opciók, lehetséges megoldások megjelölésével „közli a mondandóját” az ügyfélszolgálat felé, akik egyszerűbben és gyorsabban tudják felmérni az adott ügyet és megteszik a szükséges lépéseket.
regisztráció, jelentkezés
Virágkorukat éli minden, ami „online”. Online tanfolyamok, online edzések, online előadások, online koncertek – tényleg csak néhány példa. : ) Adott eseménytől, rendezvénytől függ, de ha csak egyszerű regisztrációra van szükség a részvételhez, akkor mindez egy egyszerű űrlappal megvalósítható. Ha fizetős szolgáltatásról van szó, még akkor is elegendő lehet a jelentkezési űrlap, számlázási adatmezőkkel kiegészítve – abban az esetben, ha például egy visszaigazoló e-mail tartalmazza a fizetéssel (pl. banki utalás) kapcsolatos információkat, részleteket. Ha esetleg már fizetési rendszerre (pl. bankkártyás fizetés) is szükség van, például közvetlen jegyvásárláshoz, a szolgáltatás díjának rendezéséhez, akkor ahhoz már érdemes profi rendszerekben (pl. webshop rendszer, fizetési rendszer, számlázási rendszer) gondolkodni.
A regisztrációhoz kapcsolódóan még jó példaként említhető meg: fiók regisztrálása különféle zárt rendszerekbe – gondoljunk például az online oktatótermekre, ügyfélkapura, internetbankra, stb. Mind maga a regisztráció, mind az azt követő belépések űrlapokon keresztül történnek.
termék/szolgáltatás megrendelése
Egy-egy termék (fizikai termék, digitális anyag) vagy szolgáltatás (pl. tanácsadás, konzultáció), de akár több termék/szolgáltatás megrendelését is lehetővé lehet tenni űrlapon keresztül. A fizetés módja ebben az esetben is meghatározza azt, hogy milyen rendszerre van szükség, de ha nem bankkártyás fizetésről van szó, akkor termékek/szolgáltatások megrendeléséhez is elég egy egyszerű űrlap. Az űrlap a kontaktadatokon és a számlázási/szállítási adatokon felül tartalmazhat olyan választási lehetőségeket, melyekkel a vásárlók személyre szabott megrendeléseket tudnak leadni. Ilyen például csomagok kiválasztása, termékjellemzők megjelölése, egyedi összeállítások, stb. További klassz példa: manapság igen népszerű az online ételrendelés is, melyet szintén ételekre szabott űrlapokkal lehet kivitelezni.
Valódi webshop-hoz már profi webshop rendszerre (pl. WooCommerce, Shoprenter) lesz szükség, hiszen az biztosít minden olyan elemet és funkciót, hogy a vásárlások és a rendelések feldolgozása automatizált legyen (rendelés, fizetés, számlázás, stb).
foglalás
Legyen szó időpontfoglalásról, asztal/szobafoglalásról, a foglalások is űrlapon keresztül bonyolíthatók le. Az űrlap mibenléte, összetettsége annak függvénye, hogy elég egy üzenet, benne a lefoglalandó időpontról vagy előre megadott időpontok közül lehet választani, esetleg előrevetítve lehet látni a még szabad időpontokat. Asztal- vagy éppen szobafoglalás esetén már komplexebb megoldásokban is lehet gondolkozni – például vendégek számának megadása, asztal elhelyezkedésének kiválasztása, szálláshelyek esetében étkezések és extra szolgáltatások megjelölése.
felmérés
Kérdőíves kutatásokhoz, piaci felmérésekhez is alkalmasak az űrlapok. Összetettségük, kitöltésük ideje a feltett kérdésektől függ. A weboldalon helyezhetők el a felmérő űrlapok is, melyekhez például közösségi platformokról, hírlevélből terelhető a célközönség. Ez a fajta „felmérés” akár egy sima kapcsolati űrlaphoz is hozzáilleszthető, így már az első „találkozáskor” feltehetünk néhány olyan egyszerű, de releváns kérdést, melyek segíthetnek a vállalkozásunk fejlesztésében (pl. hol találtak ránk, miért pont velünk vették fel a kapcsolatot, stb).
vélemények, visszajelzések
Ügyfelektől, vásárlóktól, vendégektől űrlapon keresztül vélemények, visszajelzések is kérhetők. Az űrlap állhat a név, vállalkozás neve, titulus, város, weboldal cím mezőkből, továbbá fájlcsatolási lehetőséget is biztosíthatunk, hogy akár profilfotó/logó feltöltését is lehetővé tegyük.
csali
Bizony, a csalit, az ingyen ajándékot is űrlapon keresztül tudjuk „átadni” a megszólított célközönségünknek. Az ingyenes termék egy csali (kellően nagy a képzelt és a valós értéke, a látogató azonnal és gyorsan megkapja, azonnal fogyasztható, szorosan kapcsolódik a fő termékhez/szolgáltatáshoz), mellyel bevonzzuk a potenciális ügyfeleket, akiknek aztán értékesítünk. Ha „bekapják” a csalit, akkor a marketinges berkekből jól ismert “tölcsérbe” terelhetjük őket, továbbá konkrét ajánlathoz, értékesítési oldalra, landing page-re navigálhatjuk őket, valamint feliratkoztathatjuk őket a hírlevél-listánkra.
hírlevél feliratkozás
Apropó – hírlevél. A hírlevélre való feliratkozást is űrlappal tudjuk kivitelezni, egy név (esetleg pluszban egy hogyan szólíthatlak?) és egy e-mail cím mezővel, valamint az olyan kötelező elemekkel, mint például az adatvédelmi nyilatkozat elfogadásának jelölőnégyzetével. Ne azt tedd ki a weboldaladra, hogy „Iratkozz fel a hírlevelemre!” – ez ma már lerágott csont, nem ér célba. Mégis miért iratkozna fel bárki is a hírleveledre? Mégis mit takar, mit ad a hírleveled? Adj valamilyen pluszt (lsd. csali), amiért a látogató hajlandó megnyomni azt a bizonyos „Feliratkozom a hírlevélre!” gombot.
Miről ne felejtkezz el, ha űrlapot használsz? Mire figyelj az űrlapok alkalmazása során?
# Adatvédelem – erről egy külön könyvet lehetne írni (ahogyan ezt mások már megtették), így ezt most nem fejtjük ki részletesen. A legfontosabbak: az űrlapokon keresztül mindig csak azokat az adatokat kérd be, melyre valóban szükség van az adott „feladat” lebonyolításához; a látogatót az adatvédelmi nyilatkozatban érthetően és pontosan tájékoztasd arról, hogy miért kéred be az adott adatokat és azokat hogyan dolgozod fel, mi fog történni az adataival; valóban bizalmasan és megfelelően kezeld az adatokat!
# Az űrlapok stílusa, színvilága, betűi illeszkedjenek az adott arculathoz, webdesignhoz!
# Az űrlapok megfelelő méretűek (max. fél oldalnyi, 1/3 oldalnyi szélesek), jól átláthatók, mezői jól olvashatók és könnyen kitölthetők legyenek!
# Válaszold meg, dolgozd fel, teljesítsd az űrlapokon keresztül beérkező „üzeneteket”!