Te is több lábon állsz? Sok feladattal kell egyszerre megbirkóznod? Egyik pillanatban még ezzel foglalkozol, a másikban már teljesen mással? Biztosan Te is hasonló cipőben jársz. : ) Hozunk is néhány hatékonyságnövelő tippet!
A multitasking kifejezéssel is illethetjük ezt a „jelenséget”. Ez a fogalom a számítástechnikából ismert fogalom, azokra az operációs rendszerekre használják, melyek látszólag képesek egyszerre több programot, programszálat futtatni, és ezek bizony mindig ugyanazért az erőforrásért versengenek, melyet egyszerre csak egy folyamat használhat.
(Az egyszerre történő végrehajtás azért csak látszólagos, mivel egy fizikai processzor (általános esetben) egy időben csak egyetlen utasítást képes végrehajtani, pontosabban egy adott időben egyetlen programfolyamat utasításait hajtja végre. Emiatt a látszólagosan egyszerre futó programok valójában felváltva, nagyon gyorsan váltakozva futnak: egy kicsit fut az egyik, majd megáll, és fut a másik, majd a harmadik, és egy idő múlva ismét az első. Ha ez a váltakozás elég gyors (akár másodpercenkénti több ezer), akkor látszólag a programok egyszerre futnak, mindegyikben „történik valami”. Forrás: Wikipédia)
Nos, ez a „többfeladatosság” a mindennapi munkánk során is jelen van. Gyakran kénytelen vagyunk több tevékenységet egy időben párhuzamosan végezni, mert az adott feladat azt kívánja, mert az adott projekt „megköveteli”, mert szorít a határidő, mert végesek az energiáink, stb. A „többfeladatosság” igen megterhelő, hiszen meg kell osztani a figyelmünket. Mindez ronthat a hatékonyságunkon, produktivitásunkon, növeli a hibázás lehetőségét, megsokszorozza a munkára fordított időt. Nos, ez ránk és az általunk végzett munkára semmiképpen sincs jó hatással.
Hoztunk is néhány hatékonyságnövelő tippet!
# időbeosztás
Mondj nemet a multitasking-nak, és ahelyett, hogy egyszerre több feladatot végeznél egyszerre, egy időben, oszd be az idődet, legyen menetrended. Gondolkozz, tervezz idő-blokkokban, és ezekbe rendezd az egyes feladataidat!
Ismered a Pomodoro-módszert?
A lényege: 25 perces idő-blokkokra osztjuk fel a napunkat, ezekben a 25 perces blokkokban dolgozunk, melyek után néhány perc pihenőt tartunk, 4 ilyen 25 perces blokk után 20-30 perces szünetet tartunk. Ezekben a blokkokban csak az adott, de tényleg csak az adott feladatra koncentrálunk, mindenféle megszakítás nélkül, így a figyelmünk sem oszlik meg – mindössze 25 perc. : ) Természetesen ha nem végzünk az adott feladattal az első 25 percben, akkor a következő etapban folytatjuk. Ha végeztünk a feladattal, ne felejtsük el kipipálni a teendők listáján. Ezt követően jöhet a jól megérdemelt „kávészünet”, kávéval, teával, sétával – a lényeg, hogy valami egészen mással foglaljuk el magunkat.
# munkabeosztás
Ahogyan az idődet, úgy a feladataidat is be tudod osztani, menetrendbe tudod őket foglalni. A kisebb, néhány percet, egy-két órát (e-mailek írása, árajánlat-adás, Facebook posztok, stb) igénylő feladatokat sem ajánlott felhalmozni, ugyanakkor nem érdemes őket elaprózni sem, ezzel is meg-megszakítva egy adott munkafolyamatot, elterelve a figyelmedet az aktuális, lényegi munkádról. Ezeket is össze lehet csoportosítani, és „egy kalap alatt” le lehet őket tudni. A nagyobb horderejű, napokat/heteket igénylő munkák pedig feloszthatók több lépésre, így mindig tudsz azzal számolni, hogy mikor meddig szeretnél benne/vele eljutni – naponta, hetente. Félbehagyott munkáról sincs szó (amely megint csak nem hatékony, hiszen nehezebb visszarázódni a munkába, ismét elmélyülni benne), hiszen terv szerint, lépésről lépésre, koncentráltan haladsz a munkával – minden nap le tudsz zárni egy adott munkamenetet, másnap pedig jöhet a következő, és így tovább.
# 1×1
Szinte magától értetődik, hogy jelentősen romlik a koncentrációképességed és a produktivitásod, ha egyszerre több „dologgal” veszed magad körül. Például az adott feladatodhoz nem szükséges weboldalakat, oldalakat nyitsz meg, itt-ott beleolvasol egy cikkbe, 5 percenként ránézel a Facebookra, nehogy lemaradj valamiről, folyamatosan csekkolod az e-mailjeidet, egyszóval rengeteg plusz információval bombázod magad – feleslegesen. Ezek mind olyan tartalmak, melyek megvárnak, nem maradsz le semmiről, és Te is hatékonyabb leszel, ha X ideig csak egy adott munkádra koncentrálsz, és nem osztod meg a figyelmedet, továbbá az idődet és az energiáidat. Próbálj meg tehát egyszerre egy dologra koncentrálni!
# rend a lelke mindennek
Tudjuk, hogy a zseni a káoszon is átlát : ), és egyén válogatja, hogy ki hogyan, milyen körülmények között tud/szeret dolgozni, de az esetek többségében az a jellemző, hogy aki precíz, gondos munkát végez, annak nem csak a munkája, de a munkakörülményei is rendezettek. A rendetlenség, a kacatok (az írószerektől kezdve a kávéspoharakon át a műszaki kütyükig) csak figyelemelterelők, könnyen a hatékonyság rovására mehetnek. Maga a helyszín is befolyásoló tényező, de természetesen egyénfüggő, hogy ki hol tud hatékonyan dolgozni – a világtól visszavonulva, csendben, nyugalomban a saját home office-ban, vagy éppen egy közösségi térben, ahol nem zavarja mások jelenléte, vagy esetleg egy nyüzsgő kávézó „bírja” őt munkára. Sőt, az sem meglepő, hogy akár helyet változtatva (maga a helyváltoztatás is felfogható szünetként), az egyik munkát ilyen helyen, egy másik jellegű munkát másik helyen tud hatékonyan végezni.
+ TIPP:
Mai, technikailag is felgyorsult világunkban napi szinten jelennek meg újdonságok. Egy személyben nehéz lépést tartani mindezzel, ennyifelé szakadni, ennyifélét megjegyezni, megtanulni – mire az egyik újdonságot kipróbáljuk, alkalmazzuk, addigra már jön 3 másik új. A 24 óra nálad is 24 óra, a Te koncentrációképességed is véges. Nem érdemes fejvesztve rohannod az újdonságok után, ha nincs rá időd, kedved, kapacitásod – így bizony nem is tudnak a hasznodra válni. Nem jó, ha mindenbe csak bele-belekóstolsz. Próbálj meg szelektálni, és csak azokon a területeken elmélyedni, melyek valóban hasznodra, akár vállalkozásod hasznára válnak, melyek valóban fontosak lehetnek. Egy-egy területre/újdonságra koncentrálj, de abba merülj bele jó mélyen!
És bizony ilyen információrengetegben nehéz mindig mindent megtanulni, nehéz mindig mindenre emlékezni, így ha akár online cikkekből, akár videó- és hanganyagokból, akár e-bookokból, akár könyvekből merítesz tudást, nem árt jelöléseket végezni, jegyzeteket készíteni. Így ha a későbbiekben újra előveszed, mert éppen szükséged van rá, nem kell újra végigrágnod magad az egész anyagon, rögtön látni fogod, hogy mi volt belőle a lényeges, a hasznos. Hatékony és gyors megoldás. : )
Te milyen hatékonyságnövelő praktikával egészítenéd ki a listát?